Tarea: Planificar el proyecto

Como resultado de la fase de conceptualización, se obtiene la visión de la solución y (en algunos casos) los términos de referencia de la solución a construir. Dependiendo del grado de detalle requerido en esa etapa para el proyecto en cuestión, puede ser que gran parte de la planificación del proyecto en términos de alcance, objetivos, plazos y resultados esté definido al detalle y de forma explícita, como puede ser que no (y solamente sea una visión en alto nivel de abstracción del sistema que se quiere construir).

Para el caso en el cual se cuenta con un alto nivel de detalle en la visión y términos de referencia, el objetivo de esta actividad será la de revisar el alcance, objetivos, plazos y resultados comprometidos, para asegurar que aún mantienen vigencia y que son adecuados para que el proyecto comience, en caso contrario, se deberán moficiar y hasta quizá re-negociar tanto con el sponsor, cliente y el equipo de desarrollo (ya sea interno o tercerizado).

Para el caso en el cual no se cuente con un alto nivel de detalle en la visión y términos de referencia , esta actividad ayudará a definir el alcance, objetivos, plazos y resultados del proyecto.

Esto va a permitir al equipo definir los criterios de éxito y prácticas de trabajo que se utilizarán. El objetivo es la colaboración y el consenso de todos los participantes clave del proyecto. El gerente de proyecto tiene la responsabilidad de garantizar que todos estén comprometidos con el plan.

Conformar equipo de proyecto

La planificación del proyecto debe realizarse de forma conjunta y debe participar todo el equipo. ya que describe lo que el equipo de proyecto entregará y cómo lo entregará. Para esto, es necesario conformar un equipo previamente y lograr el acuerdo de todos los involucrados en lo que se va a realizar y cómo. El equipo comienza discutiendo qué roles tomará cada integrante, definiendo un acuerdo y compromiso con sus responsabilidades.

El gerente del proyecto debe asegurarse de que los miembros del equipo se comprometan con los intereses del proyecto y que se cubran todas las funciones necesarias.

Es posible que al comienzo del proyecto aún no esté todo el equipo de trabajo conformado. Algunas personas se integrarán a lo largo del desarrollo del proyecto. Lo que es importante, es que al momento de la planificación, haya un equipo de trabajo conformado para realizar esta actividad.

Revisar o determinar el tamaño y alcance del proyecto

El equipo debe generar estimaciones aproximadas de tamaño para cada elemento comprendido en el alcance. Considerando la visión del producto, las estimaciones se utilizarán para discutir con las partes interesadas las prioridades de lo que sería factible desarrollar dentro de las limitaciones del proyecto.

Si el proyecto se restringe a funcionalidades, el equipo debe analizar cuántas personas se necesitarían para completar estos elementos de trabajo, lo que les da una comprensión de alto nivel de la duración del proyecto, el perfil del personal y el alcance. Si, en cambio, el proyecto se restringe a una fecha límite, el equipo debe evaluar cuánto trabajo se puede realizar (de forma aproximada) en el plazo dado y utilizando el equipo disponible. El trabajo fuera de esta restricción puede considerarse en futuras versiones.

Analizar los riesgos

El equipo de proyecto debe identificar los riesgos y analizarlos para evaluar su orden de magnitud y decidir sobre cuáles resulta conveniente algún tipo de intervención y aquellos sobre los que no.

A lo largo del proyecto los riesgos van cambiando por lo que periódicamente el equipo de proyecto debe volver a analizar los riesgos.

Consultar la guía para la gestión de riesgos para más detalles.

Delinear las actividades correspondientes a estabilización e implantación

Pensar y delinear las actividades correspondientes a la fase de Implantación y Estabilización facilita el definir los objetivos de las fases de Elaboración y Construcción.

Definir los objetivos de las fase de Elaboración

Se deben precisar los objetivos de la fase de Elaboración en términos de: desarrollar, evaluar y estabilizar la arquitectura del producto a construir y preparar la fase de Construcción.

Definir los objetivos de la fase de Construcción

Se deben precisar los objetivos de la fase de Construcción/Implementación en términos de: obtener un producto adecuado para poner en producción que satisfaga los requerimientos del proyecto.

Determinar el ciclo de vida del proyecto en términos de iteraciones

El equipo debe definir la duración de cada iteración y usarla posteriormente para estimar de acuerdo a la velocidad del equipo. La velocidad del equipo y las estimaciones para cada elemento de trabajo establecerán la cantidad de trabajo que se entregará en cada iteración. El equipo utilizará la especificación de requerimientos para describir qué se implementará en qué iteración, priorizando aquellos requerimientos de mayor prioridad.

MCS-OpenUP organiza las iteraciones en un conjunto de fases. No es necesario pasar demasiado tiempo haciendo esta planificación. El plan del proyecto debe documentar solo un breve resumen de los hitos del proyecto y 1-3 objetivos para cada iteración. No asigne elementos de trabajo individuales al plan, ya que esto forzará demasiado la planificación. El objetivo es simplemente crear un plan de alto nivel que describa cómo el equipo puede construir la solución tecnológica resultante en el conjunto de iteraciones dado. Se logrará un nivel de detalle adicional en otras instancias de planificación a lo largo del proyecto. Es posible que se deba volver a revisar este plan más adelante para adaptarlo en función de lo que el equipo aprenda ejecutando las iteraciones.

Verificar el plan de proyecto

El plan de proyecto debe verificarse para asegurarse que todos los elementos necesarios estén incluidos y sean comprensibles. Es importante realizar una revisión tanto del alcance como del cronograma inicial.

Para realizar este paso, se puede utilizar la Guía para la revisión del Plan de Proyecto.

Preparar la reunión de lanzamiento del proyecto

Se debe preparar una reunión de lanzamiento del proyecto (a veces llamado kick-off) para comunicar al equipo de trabajo los objetivos del proyecto y de cada una de sus fases, las responsabilidades y procedimientos para la identificación, comunicación y análisis de riesgos y para la gestión de cambios al proyecto.

Definir cómo las vías de comunicación y colaboración

A menudo hay algunos interesados del proyecto que garantizan una comunicación específica, adicional o más personal. Y puede valer la pena identificar quiénes son y quién en el equipo se comunicará con ellos regularmente.

Más allá de decidir cómo será la comunicación con los que están fuera del equipo, esta primera reunión es un buen momento para discutir cómo los miembros del equipo colaborarán entre sí. Esto puede incluir lo siguiente:

Acuerdos de trabajo que definen el comportamiento apropiado del equipo. Esto podría incluir si es importante llegar a tiempo a las reuniones, si está bien usar su teléfono móvil durante las reuniones, qué tan rápido se deben responder los correos electrónicos, etc. Cualquier respuesta a estos problemas puede estar bien siempre que los miembros del equipo lo acuerden.
Qué herramientas usar para qué conversaciones. El equipo debe llegar a un acuerdo sobre qué tipos de debates son los más adecuados para el correo electrónico, las herramientas de mensajería como Slack, etc.
Definir las políticas y las herramientas para el trabajo colaborativo. Para este punto sugerimos revisar la Guía para la gestión de versiones y definición de políticas de versionado.